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Kassenrichtlinie einfach: Wie muss ich meine Aufzeichnungen führen?

Kassenrichtlinie einfach: Wie muss ich meine Aufzeichnungen führen?

Wie muss ich meine betrieblichen Aufzeichnungen führen?
Fragen und Antworten zur Kassenrichtlinie 2012

Abgabenbetrug zu verhindern und einen korrekten Umgang mit Bargeld im unternehmerischen Bereich sicherzustellen wird gerade auch für „Kleine“ immer wichtiger. Die seit 2012 geltende Kassenrichtlinie rückt daher immer stärker in den Mittelpunkt steuerlicher Betrachtung. Hier sollen kurz für Sie wichtige Themenbereiche aufgezeigt werden, die weitergehende Vorschriften, wie etwa die Einrichtung eines internen Kontrollsystems IKS, noch unberücksichtigt lassen.

Dieser Text kann nur eine Erstinformation sein. Kontaktieren Sie uns für auf Ihren Betrieb zugeschnittene Aussagen zur Kassenrichtlinie! Erstellen Sie eine Systemdokumentation und vermeiden Sie unnötige Probleme!

Zusammenfassung
Kassen müssen bestimmte Auflagen erfüllen und deren technische Möglichkeiten müssen beschränkt sein. Bestimmte Abläufe und organisatorische Vorgaben müssen eingerichtet und dokumentiert werden. Verschiedene Kassentypen müssen Unterschiedliches können. Die Nichteinhaltung der Kassenrichtlinie kann dazu führen, dass die ordnungsgemäße Führung der Bücher und Aufzeichnungen nicht vermutet wird, oder dass das Finanzamt in bestimmten Fällen eine Schätzung Ihrer Einnahmen vornimmt.

Bin ich betroffen?
Die Vorschriften der Kassenrichtlinie 2012 gehen auf die Bundesabgabenordnung BAO zurück. Die Vorschriften der BAO gelten für alle Steuerpflichtigen, auch Sie sind davon betroffen. Die Kontrolle der Einhaltung obliegt der Finanzpolizei, einer Dienststelle der Finanzbehörden, die auch mit der Einhaltung des Ausländerbeschäftigungsgesetzes betraut ist und deren Prüfungen oftmals sehr unangenehm sind.

Muss ich für alle baren Geschäftsvorfälle, also für Kassen- und Bankbewegungen, einen Beleg ausstellen?
Ein Beleg, der Ausstellungsdatum und –zeit sowie eine fortlaufende Nummerierung und den Betrag des Geschäftsvorfalls zeigt, muss grundsätzlich nicht bei jedem Geschäftsvorfall ausgestellt werden. Wird ein Beleg aber nicht immer ausgestellt, müssen andere Maßnahmen umso mehr sicherstellen, dass alles in Ordnung ist: So vergrößert sich der bürokratische Aufwand durch Verzicht auf die Belegausgabe an anderer Stelle.

Ich habe keine Registrierkasse – sind die Bestimmungen der Kassenrichtlinie für mich relevant?
Ja. Haben Sie keine Registrierkasse muss trotzdem ein ordnungsgemäßer Umgang mit Bargeld und eine entsprechende Aufzeichnung der Geldbeträge nachgewiesen werden. Grundsätzlich gilt, dass jede Barbewegung sofort – also bei oder unmittelbar nach Durchführung – aufgezeichnet werden muss. Dabei ist der Zeitpunkt der Bewegung, der Betrag sowie die fortlaufende Nummer zu erfassen. So ergibt sich ständig der aktuelle Kassensaldo.

In welcher Form muss ich die Aufzeichnungen führen?
Die Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass nachträgliche Änderungen nicht vorgenommen werden können bzw. stets sichtbar bleiben. Eine Eintragung darf nicht einfach storniert bzw. gelöscht oder ausradiert werden. Auch Testeinträge dürfen nicht gelöscht werden.

Gibt es Erleichterungen?
Erreicht Ihr Umsatz im Jahr € 150.000 nicht, müssen Sie aufgrund der Barbewegungsverordnung die erzielten Einnahmen nur einmal pro Tag – also als Saldogröße in Form eines Kassasturzes – erfassen.

Ich verwende eine Registrierkasse. Welche Pflichten treffen mich?
Die Kassenrichtlinie unterscheidet unterschiedliche Typen von Registrierkassen und definiert je nach Zuordnung verschiedene Auflagen an das System. Generell gilt, dass sicherzustellen ist, dass Manipulationen im Nachhinein nicht möglich sind und dass alle Transaktionen entsprechend sichtbar und auswertbar sind. Dafür müssen Sie sowohl technische als auch organisatorische Schutzmaßnahmen ergreifen.

Welche technischen Maßnahmen kann ich setzen, um sicherzugehen den Auflagen der Richtlinie zu entsprechen?
Das hängt natürlich von der verwendeten Registrierkasse ab. Wichtig ist, dass Sie das System Ihrer Kasse technisch beherrschen und im Falle einer Kontrolle bedienen können. Dies umfasst auch die Bereitstellung sämtlicher Auswertungen aus der Registrierkasse. Stellen Sie sicher, dass die verschiedenen Ausdrucke in sich logisch sind und auch zusammenpassen. Lesen Sie das zum Kassensystem gehörige Handbuch und informieren Sie sich über mögliche Missbrauchsquellen. Bei einer Kontrolle muss das Bedienungshandbuch des Herstellers hergezeigt werden.

Was ist eine E 131 Bestätigung?
Moderne Registrierkassen sind oft so komplex, dass der Nutzer auf technischer Ebene Missbrauch bzw. falsche Aufzeichnungen nicht ausschließen kann. Mit einer E 131 Bestätigung bestätigt Ihnen der Hersteller bzw. Systembetreuer, dass die Kasse so eingestellt ist, dass die Ordnungsmäßigkeit vor dem Hintergrund von § 131 BAO gewährleistet ist. Bei einer Kontrolle muss die E131 Bestätigung jedenfalls vorgelegt werden, wenn Sie nicht über ein (so einfaches) System verfügen, dass Sie selbst gewährleisten (und dies den Beamten glaubhaft machen) können, dass alle technischen Voraussetzungen und Sicherheitsstandards erfüllt sind.

Welche organisatorischen Maßnahmen muss ich zusätzlich treffen?
Auf jeden Fall muss schriftlich in einer „Kassenordnung“ festgehalten werden, welche Mitarbeiter die Kasse bedienen dürfen und welche Rechte und Pflichten sie dabei treffen. Wer ist zur Kontrolle des Kassensaldos berechtigt? Dokumentieren Sie auch die Einschulungen der Mitarbeiter auf dem Kassensystem. Legen Sie fest, wer in welchen Zeitabständen die Funktion der Kasse in welcher Form zu kontrollieren hat. Je detailliertere Regelungen in diesem Bereich bestehen und dokumentiert sind, desto mehr Vertrauen wird man Ihren Aufzeichnungen schenken.

Welche Bedeutung kommt der schriftlichen Dokumentation der gesetzten Maßnahmen zu?
Eine nicht dokumentierte Maßnahme – von der Bestandsprüfung über ein Software Update bis hin zur Aufzeichnung von Fehlfunktionen gilt als nicht genehmigte Manipulation bzw. unterlassene Maßnahme und wird weitere Prüfungsschritte der Beamten nach sich ziehen.

Was ist eine Systemdokumentation?
In Form einer Systemdokumentation sind zusammenstehend alle technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie alle freiwilligen Selbstverpflichtungen dokumentiert.

Wie läuft eine Kassenprüfung ab?
Kooperieren Sie mit den Beamten der Finanzpolizei. Händigen Sie eine vollständige Systemdokumentation, die Bedienungsanleitung, die E 131 Bestätigung, Ihre Kassenaufzeichnungen sowie die dokumentierten organisatorischen Anweisungen auf Aufforderung aus. Zeigen Sie den Prüfern, wie Ihre Kasse funktioniert und welche Auswertungen Sie täglich ziehen und nutzen. Stellen Sie gemeinsam den Kassenstand fest.

Wo kann mir der Steuerberater helfen?
Zunächst helfen wir Ihnen gerne bei der Erstellung einer einheitlichen Systemdokumentation im Vorfeld der Prüfung. Kommt es zu Prüfungshandlungen der Finanzpolizei vertreten wir Sie - wie in allen Angelegenheiten des Abgabenrechts - auch wenn es um Einhaltung der Kassenrichtlinie geht. In der Regel wird es aber nicht zweckmäßig oder möglich sein, den Steuerberater zu einer unangekündigten Kassenprüfung zuzuziehen; weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie steuerlich vertreten werden und weitere Auskünfte bereitgestellt werden können. Unterschreiben Sie ein etwaiges Schlussprotokoll nicht gleich ohne es dem Steuerberater vorzulegen! Kommt es zu einer förmlichen Einvernahme, bestehen Sie auf Ihr Recht vertreten zu werden!

Was kann im schlimmsten Fall passieren?
Kassenkontrollen sind oftmals sehr unangenehm; der normale Geschäftsbetrieb ist für gewöhnlich nur sehr eingeschränkt möglich. Sind Sie vorbereitet und ist alles entsprechend dokumentiert kann die Störung entsprechend minimiert werden.
Stellt die Finanzpolizei fest, dass Bestimmungen der Kassenrichtlinie nicht eingehalten werden und freiwillige Maßnahmen nicht oder kurz greifen, glaubt man Ihren Aufzeichnungen nicht und es kann zur Schätzung der Einnahmen kommen, was eine erheblich höhere Steuerbelastung bedeutet.

 

Weitere Informationen, insbesondere den Foliensatz der Veranstaltungen "Die Finanzpolizei kommt" finden Sie hier zum Download bereitgestellt:

Folien: Die Finanzpolizei kommt!

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